E-Mails und Briefe richtig auf Englisch schreiben

Als Weltsprache ist Englisch die am häufigste gesprochen Sprache auf der Welt. Kein Wunder also, dass auch in der Geschäftswelt Englisch als Verhandlungs- und Hauptkommunikationssprache kaum noch wegzudenken ist. Ob man mit Unternehmen oder Kund/innen in Kontakt tritt, oder beruflich viel im Ausland ist, ist dabei unerheblich. Ein gewisses Niveau an Englisch wird heute vorausgesetzt. Besonders die schriftliche Kommunikation über E-Mails und Briefe setzt dabei den Ton für eine erfolgreiche Geschäftsbeziehung. Hier verraten wir Ihnen die am meisten verwendeten Phrasen, Formulierungen und Beispielsätze, um Business-Englisch erfolgreich anwenden und E-Mails und Briefe richtig auf Englisch schreiben zu können.

Der Aufbau

Wer bereits einmal eine formelle E-Mail auf Deutsch geschrieben hat, muss bei dem Aufbau einer E-Mail oder eines Briefes auf Englisch nichts Besonderes beachten. Die Form ist immer die gleiche, egal auf welcher Sprache geschrieben wird. Unter der Empfängeradresse sollte eine aussagekräftige Betreffzeile (subject line) stehen. Um E-Mails und Briefe richtig auf Englisch zu schreiben, sollte man auch mit einer formellen Begrüßung (greeting) beginnen, bevor man den Inhalt (content) weiter ausführt. Ein höflicher Einleitungs- oder Schlusssatz (opening/closing) kann niemals schaden und sorgt für eine angenehme Stimmung bei der lesenden Person. Nach einer ebenfalls formellen Abschiedsformel kann dann außerdem ein möglicher Anhang (attachment) beigefügt werden.  

Die Betreffzeile

Damit Kolleg/innen, Kund/innen oder Geschäftspartner/innen die Nachricht direkt einordnen können, sollte die Betreffzeile einer E-Mail niemals leer stehen. Auch auf einem Brief ist eine kurze, stichwortartige Angabe nie verkehrt. Mithilfe der folgenden Formulierungen und Beispielsätzen, können Sie dem oder der Empfänger/in sofort mitteilen, worauf sich Ihre Nachricht bezieht:

In reply/response to your letter/E-MailBezüglich Ihres Briefes/Ihrer E-Mail
Job application for […]Bewerbung auf/für […]
InquiryAnfrage/Nachfrage
UrgentDringend
Meeting RequestAnfrage für eine Besprechung

Anrede und Begrüßung

Wie auch bei deutschen E-Mails und Briefen ist es im englischen genauso wichtig auf die Formalität zu achten. Die Anrede sollte daher bei geschäftlichen Nachrichten höflich, aber nicht zu persönlich sein. Ein „Hello“ oder sogar „Hi“ wird ungern gesehen. Bei Ansprechpartner/innen, deren Nachname bekannt ist, sollte dieser auch verwendet werden. Hier ist allerdings auch auf die britische oder amerikanische Anrede zu achten. Während in der UK meist der Punkt hinter Mr/Ms/Mrs weggelassen wird, wird dieser in den USA eingefügt. Außerdem folgt nach dem Nachnamen meist ein Komma oder ein Doppelpunkt.

Dear Mr SmithSehr geehrter Herr Smith
Dear Mrs SmithSehr geehrte Frau Smith (bei verheirateten Frauen)
Dear Ms SmithSehr geehrte Frau Smith (bei unverheirateten Frauen, oder wenn dieser Status unbekannt ist)
Dear Sir or MadamSehr geehrte Damen und Herren (Empfänger/in ist unbekannt)
To whom it may concernAn die zuständige Abteilung (Empänger/in ist unbekannt)

Einleitungssatz – Dank oder Absage

In dem Einleitungssatz kann sich zunächst einmal für eine schnelle Antwort, eine Nachfrage oder eine Kontaktanfrage bedankt werden. Es kann sich aber auch für eine schlechte Neuigkeit oder eine Absage entschuldigt werden. Mit den folgenden Phrasen findet ihr den geeigneten Einstieg in eure Nachricht.

Thank you very much for […]Vielen Dank für […]
Your quick replyIhre schnelle Antwort
The requested informationDie angeforderten Informationen
I am deeply grateful for […]Ich bin zutiefst dankbar für […]
I regret to inform you that […]Ich bedauere Ihnen mitteilen zu müssen, dass […]
Unfortunately, we have no choice but […]Bedauerlicherweise haben wir keine andere Wahl, als […]
I am very sorry but […]Es tut mir wirklich leid, aber […]
Please accept my sincere apologies Ich bitte aufrichtig um Entschuldigung

Um Informationen bitten

Wenn man Nachfragen zu Detailinformationen hat oder eine Bestätigung wünscht, ist es gut dies noch einmal schriftlich zu erfragen. Im internationalen Schriftverkehr kann dort der zielgerichtete „deutsche Stil“ allerdings schnell als forsch oder schroff empfunden werden. Deshalb ist es hier wichtig viel mit „would“, „can“ oder „could“ zu arbeiten.

Is it possible to …?Wäre es möglich …?
I would like to know […]Ich würde gerne wissen […]
I would appreaciate if you could/would […]Ich würde es sehr zu schätzen wissen, wenn Sie […]
Would/Could you please […]Würden/Könnten Sie bitte […]
Please could you send me […]Könnten Sie mir bitte […] zusenden?

Eine Beschwerde äußern

Auch im Geschäftsleben kann mal etwas schief laufen. Doch auch bei Ärger ist es wichtig auf die richtige Wortwahl zu achten, um eine konstruktive Zusammenarbeit zu ermöglichen.

I am writing to express my dissatisfaction with […]Ich möchte Ihnen meine Unzufriedenheit bezüglich […] mitteilen
I wish to draw your attention to […]Ich muss Ihnen leider mitteilen, dass […]
I regret to say that I was not satisfied with […]Es tut mir leid Ihnen mitteilen zu müssen, dass ich mit […] nicht zufrieden war
I would be grateful if you could look into thisIch wäre Ihnen dankbar, wenn Sie sich folgendes noch einmal ansehen könnten.

Schlussformulierung

In der englischen Sprache kommt leider nichts an die formelle Abschiedsformel „Mit freundlichen Grüßen“ heran. Doch sollte man trotzdem auf einen höflichen Schlusssatz achten, der nicht zu persönlich ist. Auch hier gibt es Unterschiede zwischen der Korrspondenz im amerikanischen oder britischen Englisch. Während in den USA nach der Verabschiedung ein Komma gesetzt wird, fällt dieses in der UK weg.

Yours faithfullyIn den USA ist dies eine eher weniger formelle Floskel, während in den UK diese Formulierung immer genutzt werden sollte, wenn man keinen Namen in die Begrüßung geschrieben hat
Yours sincerelyEmpfänger/in ist bekannt, auch im amerikanischen als formeller Abschied zu verwenden
Best wishesIn der Regel nur bei Freund/innen oder Kolleg/innen, die man auch beim Vornamen anspricht
Best regardsIn der Regel nur bei Freund/innen oder Kolleg/innen, die man auch beim Vornamen anspricht

Hilfe bei weiteren Übersetzungen

Mit den bereits genannten Formulierungen und Beispielsätzen, sollte es keine Probleme mehr geben E-Mails und Briefe richtig auf Englisch zu schreiben. Bei weiteren Fragen rund um Übersetzungen, Dolmetsch- oder Sprachleistungen steht Ihnen unser Übersetzungsbüro natürlich immer zur Verfügung. Zögern Sie außerdem nicht Dokumente wie Ihren Lebenslauf, Ihre Geburtsurkunde oder Ihre Diplome auf Englisch übersetzen zu lassen. Berlin Translate bietet allgemeine und beglaubigte Übersetzungen zu einem ausgezeichneten Preis-Leistungs-Verhältnis an.

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