Die Bestandteile einer Rechnung bestehen aus einigen Pflichtangaben die man beachten sollte. Es ist wichtig diese Bestandteile zu kennen, denn nur so erkennt das Finanzamt Ihre Rechnung an. Angaben wie der Steuersatz, der Leistung und der Rechnungsbetrag sind ein paar der Pflichtangaben, aber es gehört noch mehr dazu. Deswegen erklären wir Ihnen hier einmal was alles in eine ordnungsgemäße Rechnung rein gehört.
Ordnungsgemäße Rechnung erstellen
Das Finanzamt schaut sich nicht jeden einzelne Rechnung mit Adleraugen an, dafür haben sie keine Zeit. Wichtiger ist es das auf dem ersten Blick alles wichtige zu erkennen ist und auf ihrem rechtmäßigen Platz ist. Aus diesem Grund sollte man darauf achten das die Rechnung übersichtlich ausgebaut ist und einen sauberen Schreibstil hat. Denn ein Beamter ist nicht dazu verpflichtet eine unlesbare Rechnung zu überprüfen oder entziffern und kann sie sofort als ungültig geltend machen. Dabei muss der Finanzbeamte auch nichts beweisen. Um Kunden von seiner Professionalität zu überzeugend kann man sich auch Mühe bei dem gestalten der Rechnung geben, durch beispielsweise das Firmenlogo. Dennoch sollte man es mit der Gestaltung nicht übertreiben, die Rechnung muss immernoch professionell aussehen. Wichtig ist es auch zu wissen, dass das Original einer Rechnung 10 Jahre aufbewahrt werden muss. Wenn man irgendwelche Veränderungen nachträglich vornimmt ist das eine Fälschung in den Augen des Finanzamtes.
Bestandteile einer Rechnung
Es sollte einem klar sein das in einem Rechnungsschreiben eine Leistung abgerechnet und dokumentiert wird. Ganz simpel erklärt es wurde etwas geleistet und nun muss man zahlen. Deswegen sind hier die verpflichtenden Bestandteile einer Rechnung einmal im Überblick:
• Vollständiger Name und Anschrift (auch von dem Leistungsempfänger)
• Ihre Steuernummer oder USt-ID
• Ausstellungsdatum
• Rechnungsnummer
• Menge und Art der Gegenstände
• Lieferzeitpunkt
• Betrag für die Lieferung und weitere Leistungen
• Steuersatz
• gesetzliche Aufbewahrungspflicht
Pflichtangaben
Um den Kunden identifizieren zu können ist es besonders wichtig die Steuernummer oder die Umsatzsteuer- Identifikationsnummer auf der Rechnung anzugeben. Diese gehören zu den Pflichtangaben laut des Umsatzsteuergesetzes. Darum dürfen sie niemals eine Rechnung Ohne die Steuernummer von Ihnen und ihrem Kunden ausstellen. Die einzige Ausnahme, bei der man auf die Steuernummer verzichten darf. Eine vorläufige Steuernummer zu benutzen ist abzuraten. Es ist zwar nicht verboten, aber der Empfänger könnte Probleme bei dem Abzug der Vorsteuer bekommen.
Auch die Rechnungsnummer ist verpflichtend, auf diese schaut ein Finanzbeamter auch eher öfter. Zu beachten ist das die Rechnungsnummer nur einmal auf der Rechnung zu finden sein sollte. Wenn diese öfter aufzufinden sein sollte macht das die Rechnung ungültig, da sie auf eine Täuschung hindeuten könnte. Wenn es ein Versehen war muss das erstmal bewiesen werden von Ihnen. Mit der Rechnungsnummer wird sichergestellt das die Rechnung einmalig ist und nicht nochmals auftreten kann. Für die Erstellung einer Rechnungsnummer dürfen Zahlen sowie auch Buchstaben oder eine Kombination von beidem verwendet werden.
Es wurde zudem auch entschieden das Rechnungsnummern keine zwingende Zahlen Abfolge haben muss. Das bedeutet, die Rechnungsnummer muss nicht lückenlos sein, es kommt darauf an das sie einmalig ist. Das Finanzgericht in Köln entschied das eine chronologische und ordentliche Dokumentation auch ohne fortlaufende Nummerierung stattfinden kann. Durch diese Reglung ergeben sich viele Möglichkeiten Rechnungsnummern zu erstellen. Man kann die Rechnungsnummer beispielsweise mit der Kundennummer verknüpfen, mit dem Datum oder die Initialen des Kunden.
Bei der Anschrift ist es weniger ernst, eine korrekte Anschrift ist ausreichend solange das Unternehmen dort auch zu erreichen ist. Das wirtschaftliche Tun des Unternehmens muss dort nicht vollzogen werden. Wichtig ist aber das auf der Rechnung der vollständige Name und die vollständige Adresse des Unternehmers angegeben ist, für den Vorsteuerabzug.
Für Kleinunternehmer gelten bei der Rechnung jedoch ein paar andere Regeln. Welche Sie hier nachlesen können.
Nicht verpflichtende Bestandteile einer Rechnung
Natürlich gibt es auch Informationen die auf einer Rechnung wichtig scheinen es aber nicht sind. Zu denen gehört:
• Gruß- und Dankesformeln
• Bankverbindung
• Telefon- und Faxnummer
• Unterschrift- und Stempel
Alles diese aufgelisteten Informationen können auf der Rechnung stehen, aber sie sind nicht zwingend.
Wenn Sie Ihre Rechnungen übersetzten lassen wollen, können Sie das gerne bei unseren vereidigten Übersetzern machen lassen. Mehr dazu finden Sie auf unserer Webseite.
Bestandteile einer Rechnung