Beglaubigte Übersetzung: Reichen Scans per E-Mail aus oder muss ich die Originale vorlegen?
Ja, in vielen Fällen können Sie Ihre Dokumente zunächst einfach einscannen und per E-Mail an ein Übersetzungsbüro senden. Für die Erstellung einer Übersetzung sind gut lesbare Scans oder Fotos häufig ausreichend. Die Originaldokumente müssen Sie dem Übersetzungsbüro in der Regel nicht per Post zusenden oder persönlich vorbeibringen.
Wichtig ist jedoch, zwischen zwei verschiedenen Anforderungen zu unterscheiden: den Unterlagen, die ein Übersetzungsbüro für die Übersetzung benötigt, und den Originaldokumenten, die eine Behörde bei einem späteren Verfahren verlangen kann.
Bei Berlin Translate können Sie uns Ihre Dokumente zunächst digital übermitteln. Wir prüfen die Unterlagen, erstellen ein Angebot und informieren Sie über die nächsten Schritte. So können Sie Zeit sparen und vermeiden unnötige Wege.
In diesem Ratgeber erfahren Sie, wann Scans ausreichen, worauf Sie beim Einscannen achten sollten, wann Originale erforderlich sein können und wie Sie eine beglaubigte Übersetzung unkompliziert beauftragen.
1. Kann ich meine Dokumente als Scan per E-Mail schicken?
Ja. Für die erste Prüfung Ihrer Unterlagen und die Erstellung eines Kostenvoranschlags sind gut lesbare Scans oder Fotos in vielen Fällen ausreichend.
Das gilt beispielsweise für:
- Geburtsurkunden
- Heiratsurkunden
- Scheidungsurkunden und Scheidungsurteile
- Apostillen und Legalisationen
- Schulzeugnisse und Diplome
- Arbeitszeugnisse und Bescheinigungen
- Meldebescheinigungen
- Gerichtliche und notarielle Dokumente
- Ausländische Personenstandsurkunden
Sie müssen also nicht unbedingt einen persönlichen Termin vereinbaren, nur um Ihre Dokumente zur Prüfung vorzulegen.
Unser Tipp: Senden Sie uns möglichst vollständige und gut lesbare Scans aller Seiten. Wir können dadurch den Umfang der Übersetzung besser einschätzen und Ihnen ein passendes Angebot erstellen.
Weitere Informationen finden Sie auf unserer Seite zur beglaubigten Übersetzung in Berlin und ganz Deutschland.
2. Muss ich die Originaldokumente beim Übersetzungsbüro vorlegen?
In der Regel ist das nicht erforderlich. Für die Anfertigung einer beglaubigten Übersetzung können hochwertige Scans oder Fotos häufig als Vorlage verwendet werden. Ob ein bestimmtes Dokument im Original benötigt wird, hängt jedoch vom Einzelfall und den Anforderungen des jeweiligen Verfahrens ab.
Ein wichtiger Unterschied: Eine beglaubigte Übersetzung bestätigt die Richtigkeit und Vollständigkeit der Übersetzung gegenüber der vorgelegten Vorlage. Sie bestätigt nicht automatisch die Echtheit des ursprünglichen Dokuments.
Deshalb sollten Sie zwischen den folgenden Situationen unterscheiden.
Fall 1: Sie möchten einen Kostenvoranschlag erhalten
Hier reichen gut lesbare Scans oder Fotos normalerweise aus. Sie müssen Ihre Originale nicht vorab einsenden.
Wir prüfen, welche Dokumente übersetzt werden sollen, wie viele Seiten vorliegen und ob zusätzliche Bestandteile wie Stempel, handschriftliche Vermerke oder Apostillen berücksichtigt werden müssen.
Fall 2: Sie möchten die Übersetzung beauftragen
Nach Prüfung der Unterlagen können wir Ihnen mitteilen, welche Übersetzungsart für Ihren Zweck infrage kommt und welche Bearbeitungszeit zu erwarten ist.
Bei vielen Aufträgen kann die Übersetzung auf Grundlage der digitalen Vorlage angefertigt werden. Sollte im konkreten Fall eine zusätzliche Vorlage oder Information erforderlich sein, stimmen wir dies mit Ihnen ab.
Fall 3: Sie müssen die übersetzten Dokumente bei einer Behörde einreichen
Hier gelten möglicherweise andere Anforderungen. Eine Behörde kann verlangen, dass Sie das Originaldokument zusätzlich zur Übersetzung vorlegen.
Das bedeutet aber nicht automatisch, dass Sie das Original auch dem Übersetzungsbüro überlassen müssen. Übersetzung und behördliche Vorlage sind zwei unterschiedliche Schritte.
Informieren Sie sich deshalb vorab bei der zuständigen Behörde, welche Unterlagen im Original, als beglaubigte Kopie oder in anderer Form einzureichen sind.
3. Kann ich die Originale erst bei der Abholung zeigen?
Wenn Sie die Übersetzung persönlich abholen möchten, können Sie uns zunächst die Scans per E-Mail schicken. Ob eine persönliche Vorlage der Originale im konkreten Auftrag erforderlich ist, lässt sich nach Sichtung der Dokumente klären.
In vielen Fällen ist eine zusätzliche Vorlage der Originale beim Übersetzungsbüro nicht notwendig. Sie können die Originale weiterhin sicher aufbewahren und sie bei Bedarf der zuständigen Behörde vorlegen.
Beachten Sie allerdings: Die Abholung einer Übersetzung und die Vorlage der Originaldokumente bei einer Behörde sind nicht dasselbe. Eine Behörde kann eigene Anforderungen haben, die unabhängig von unserem Arbeitsablauf gelten.
Wenn Sie unsicher sind, senden Sie uns einfach die Dokumente und teilen Sie uns mit, wofür Sie die Übersetzung benötigen. So können wir die nächsten Schritte besser einschätzen.
4. Welche Qualität müssen die Scans haben?
Die Qualität der Vorlage ist entscheidend für eine zuverlässige Übersetzung. Unscharfe Fotos, abgeschnittene Ränder oder schlecht lesbare Stempel können die Bearbeitung erschweren und Rückfragen erforderlich machen.
Damit wir Ihre Dokumente möglichst schnell prüfen können, empfehlen wir folgende Vorgehensweise.
Checkliste für einen guten Scan
- Alle Seiten erfassen: Scannen Sie Vorder- und Rückseiten, sofern dort Einträge, Stempel oder Vermerke vorhanden sind.
- Das gesamte Dokument zeigen: Alle vier Ränder sollten sichtbar sein.
- Auf gute Lesbarkeit achten: Namen, Geburtsdaten, Aktenzeichen und andere Angaben müssen klar erkennbar sein.
- Stempel und Unterschriften nicht abschneiden: Auch schwer lesbare handschriftliche Einträge sollten vollständig abgebildet werden.
- Apostillen und Anlagen mitschicken: Wenn sie zum Dokument gehören, sollten sie ebenfalls übermittelt werden.
- Keine Filter verwenden: Starke Bildbearbeitung oder automatische Filter können wichtige Details verändern.
- Möglichst PDF verwenden: Bei mehrseitigen Dokumenten ist eine übersichtliche PDF-Datei häufig besonders praktisch.
Sie können einen Scanner verwenden oder die Dokumente mit Ihrem Smartphone fotografieren. Achten Sie dabei auf ausreichendes Licht, eine gerade Perspektive und eine scharfe Aufnahme.
Wenn einzelne Stellen schwer lesbar sind, teilen Sie uns dies bitte mit. Wir können dann prüfen, ob eine bessere Aufnahme benötigt wird.
5. Was ist der Unterschied zwischen einer einfachen und einer beglaubigten Übersetzung?
Nicht jede Übersetzung muss von einem gerichtlich ermächtigten oder beeidigten Übersetzer beglaubigt werden. Welche Form erforderlich ist, hängt vom Verwendungszweck und den Vorgaben des Empfängers ab.
Offizielle Übersetzung durch ein Übersetzungsbüro
Eine offizielle Übersetzung durch ein Übersetzungsbüro kann für bestimmte private, geschäftliche oder interne Zwecke geeignet sein, wenn keine beglaubigte Übersetzung vorgeschrieben ist.
Sie kann beispielsweise für Bewerbungen bei Arbeitgebern, interne Unternehmensprozesse oder bestimmte private Zwecke infrage kommen.
Sie ersetzt jedoch keine beglaubigte Übersetzung, wenn eine Behörde ausdrücklich eine Übersetzung durch einen beeidigten oder ermächtigten Übersetzer verlangt.
Beglaubigte Übersetzung durch einen beeidigten oder ermächtigten Übersetzer
Bei einer beglaubigten Übersetzung bestätigt der zuständige Übersetzer mit einem Beglaubigungsvermerk, seiner Unterschrift und seinem Stempel die Richtigkeit und Vollständigkeit der Übersetzung.
Diese Form wird häufig bei Urkunden, Gerichtsentscheidungen und anderen amtlichen Dokumenten benötigt.
Wenn Sie eine Übersetzung für ein Standesamt, eine Ausländerbehörde, ein Gericht oder eine andere öffentliche Stelle benötigen, sollten Sie die konkreten Anforderungen vorher prüfen.
Weitere Informationen finden Sie in unserem Ratgeber „Zertifizierte Übersetzung oder offizielle Übersetzung?“.
6. Was gilt bei Geburtsurkunden, Heiratsurkunden und Scheidungsunterlagen?
Bei Personenstandsurkunden ist besondere Sorgfalt wichtig, weil sie häufig für rechtliche oder behördliche Verfahren verwendet werden.
Dazu gehören beispielsweise:
- Geburtsurkunden
- Heiratsurkunden
- Scheidungsurkunden
- Beglaubigte Auszüge aus dem Eheregister
- Sterbeurkunden
- Nachweise über die Auflösung einer früheren Ehe
Wenn Sie beispielsweise eine im Ausland geschlossene Ehe in Deutschland nachbeurkunden lassen möchten, können mehrere Urkunden erforderlich sein. Je nach persönlicher Situation können dazu auch Geburtsurkunden und Nachweise über frühere Ehen gehören.
Sie können uns zunächst Scans aller Unterlagen senden, damit wir den Übersetzungsumfang prüfen können.
Wichtig: Für das eigentliche Verfahren kann das Standesamt verlangen, dass die ausländischen Urkunden im Original und zusammen mit einer Übersetzung durch einen in Deutschland vereidigten Übersetzer eingereicht werden. Die genauen Anforderungen sollten Sie beim zuständigen Standesamt erfragen.
Offizielle Informationen finden Sie auf der Website des Landes Berlin unter Nachbeurkundung einer im Ausland geschlossenen Ehe.
Wenn Sie eine Geburtsurkunde übersetzen lassen möchten, finden Sie weitere Informationen auf unserer Seite zur beglaubigten Übersetzung einer Geburtsurkunde.
Für Heiratsurkunden bieten wir ebenfalls entsprechende Unterstützung an: Beglaubigte Übersetzung einer Heiratsurkunde.
7. Was gilt bei Apostillen und Legalisationen?
Eine Apostille oder Legalisation dient dazu, bestimmte öffentliche Urkunden für die Verwendung im Ausland formal zu bestätigen. Sie ist nicht mit einer Übersetzung gleichzusetzen.
Wenn Ihr Dokument eine Apostille enthält, sollten Sie diese beim Einsenden der Scans unbedingt mit erfassen. Sie enthält häufig zusätzliche Angaben, Stempel und Unterschriften, die bei Bedarf ebenfalls übersetzt werden müssen.
Senden Sie deshalb möglichst das vollständige Dokument einschließlich aller Anlagen, Rückseiten und Bestätigungen.
Ob eine Apostille erforderlich ist, hängt unter anderem vom Ausstellungsstaat, dem Verwendungsland, der Art des Dokuments und den geltenden internationalen Vereinbarungen ab. Erkundigen Sie sich hierzu bei der zuständigen Behörde.
Mehr dazu erfahren Sie in unserem Ratgeber zur beglaubigten Übersetzung mit Apostille.
8. Wie funktioniert die Beauftragung bei Berlin Translate?
Wir möchten den Ablauf für unsere Kundinnen und Kunden so unkompliziert wie möglich gestalten. In vielen Fällen können Sie den Auftrag vollständig digital vorbereiten.
Schritt 1: Dokumente einscannen
Scannen Sie alle zu übersetzenden Dokumente oder fotografieren Sie sie in guter Qualität. Achten Sie darauf, dass sämtliche Seiten und Vermerke lesbar sind.
Schritt 2: Unterlagen per E-Mail senden
Schicken Sie uns die Scans und teilen Sie uns mit, in welche Sprache übersetzt werden soll und wofür Sie die Übersetzung benötigen.
Beispiele für solche Angaben sind „Ukrainisch nach Deutsch für das Standesamt“ oder „Englisch nach Deutsch für eine Bewerbung“.
Schritt 3: Prüfung und Kostenvoranschlag
Wir prüfen den Umfang der Unterlagen und erstellen Ihnen ein Angebot. Bei Bedarf klären wir mit Ihnen, ob eine offizielle Übersetzung oder eine beglaubigte Übersetzung infrage kommt.
Schritt 4: Auftrag bestätigen
Wenn Sie das Angebot annehmen, stimmen wir die weiteren Schritte und den voraussichtlichen Fertigstellungstermin mit Ihnen ab.
Schritt 5: Übersetzung erhalten
Je nach vereinbarter Leistung erhalten Sie Ihre Übersetzung digital und gegebenenfalls zusätzlich in gedruckter Form. Die genauen Liefer- und Abholmöglichkeiten werden im jeweiligen Auftrag vereinbart.
Der Vorteil für Sie: Sie können Ihre Dokumente zunächst bequem von zu Hause aus übermitteln. Ein persönlicher Besuch ist für die erste Prüfung in vielen Fällen nicht erforderlich.
Wenn Sie eine Übersetzung benötigen, können Sie uns über unsere Website kontaktieren: Berlin Translate – beglaubigte Übersetzungen.
9. Sind Scans für eine beglaubigte Übersetzung rechtlich zulässig?
Hier ist eine differenzierte Antwort wichtig.
Ein beeidigter oder ermächtigter Übersetzer kann in vielen Fällen eine Übersetzung anhand einer gut lesbaren digitalen Vorlage erstellen. Ob die konkrete Vorlage für den Auftrag ausreicht und welche Hinweise zur Vorlage in den Beglaubigungsvermerk aufgenommen werden müssen, hängt vom Einzelfall ab.
Davon zu unterscheiden ist die Frage, ob die empfangende Behörde die Übersetzung und das zugrunde liegende Dokument akzeptiert.
Eine Behörde kann eigene Anforderungen an die Originalurkunde, beglaubigte Kopien, die Form der Übersetzung oder die Einreichung stellen. Ein Scan, der für die Erstellung einer Übersetzung ausreicht, ersetzt deshalb nicht automatisch das Original, das eine Behörde möglicherweise verlangt.
Wenn Sie eine beglaubigte Übersetzung benötigen, sollten Sie daher vorab klären:
- Wird ausdrücklich eine beglaubigte Übersetzung verlangt?
- Muss die Übersetzung von einem in Deutschland beeidigten oder ermächtigten Übersetzer stammen?
- Muss das Original der ausländischen Urkunde zusätzlich eingereicht werden?
- Werden Apostillen, Legalisationen oder weitere Nachweise verlangt?
- Muss die Übersetzung auf Papier vorgelegt werden oder wird eine bestimmte digitale Form akzeptiert?
Eine hilfreiche Anlaufstelle ist die offizielle Dolmetscher- und Übersetzerdatenbank der deutschen Landesjustizverwaltungen, über die Sie nach beeidigten oder ermächtigten Übersetzern suchen können.
10. Häufig gestellte Fragen (FAQ)
Kann ich meine Dokumente einfach per E-Mail schicken?
Ja. Für eine erste Prüfung und einen Kostenvoranschlag sind gut lesbare Scans oder Fotos in vielen Fällen ausreichend. Senden Sie möglichst alle Seiten einschließlich Rückseiten, Stempel und Anlagen.
Muss ich die Originale per Post an Berlin Translate schicken?
In der Regel nicht. Für viele Übersetzungsaufträge können wir mit einer digitalen Vorlage arbeiten. Ob im Einzelfall weitere Unterlagen erforderlich sind, klären wir nach Prüfung der Dokumente.
Kann ich die Originale bei der Abholung vorzeigen?
Wenn eine persönliche Abholung vereinbart ist, können wir klären, ob eine Vorlage der Originale in Ihrem Fall erforderlich ist. Für die erste Prüfung müssen Sie die Originale normalerweise nicht persönlich vorbeibringen.
Reicht ein Foto mit dem Smartphone?
Häufig ja, sofern das Foto scharf, vollständig und gut lesbar ist. Verwenden Sie ausreichend Licht und achten Sie darauf, dass keine Ränder, Stempel oder handschriftlichen Vermerke abgeschnitten sind.
Kann ich auch mehrere Dokumente gleichzeitig senden?
Ja. Senden Sie uns am besten alle Dokumente, die für denselben Vorgang übersetzt werden müssen. So können wir den Gesamtumfang besser einschätzen und Ihnen ein passendes Angebot erstellen.
Muss ich für eine Behörde immer eine beglaubigte Übersetzung bestellen?
Nein, das lässt sich nicht pauschal sagen. Die Anforderungen hängen von der Behörde, dem Verfahren und den jeweiligen Dokumenten ab. Fragen Sie im Zweifel beim zuständigen Amt nach, bevor Sie eine Übersetzung beauftragen.
Was passiert, wenn ein Scan unleserlich ist?
Wenn wichtige Angaben nicht eindeutig erkennbar sind, kann eine bessere Aufnahme erforderlich sein. Eine gut lesbare Vorlage hilft, Rückfragen zu vermeiden und die Übersetzung zuverlässig anzufertigen.
Kann ich die Originale behalten und nur die Übersetzung einreichen?
Das hängt vom jeweiligen Verfahren ab. Das Übersetzungsbüro kann unter Umständen mit Scans arbeiten, während die Behörde dennoch das Original oder eine beglaubigte Kopie verlangen kann. Bitte prüfen Sie diese Anforderung vor der Einreichung.
Fazit: Scans reichen für den ersten Schritt häufig aus
Sie müssen nicht automatisch persönlich bei einem Übersetzungsbüro erscheinen oder Ihre Originaldokumente per Post versenden, um eine Übersetzung anzufragen.
Bei Berlin Translate können Sie Ihre Unterlagen zunächst digital übermitteln. Wir prüfen die Dokumente, erstellen einen Kostenvoranschlag und besprechen mit Ihnen die nächsten Schritte.
Entscheidend ist, die Anforderungen des späteren Empfängers zu berücksichtigen. Denn ob ein Scan für die Übersetzung ausreicht und ob eine Behörde zusätzlich das Original verlangt, sind zwei unterschiedliche Fragen.
Sie benötigen eine Übersetzung Ihrer Urkunden, Zeugnisse oder anderen Dokumente? Senden Sie uns gut lesbare Scans per E-Mail und teilen Sie uns mit, wofür Sie die Übersetzung benötigen. Wir unterstützen Sie dabei, die passende Übersetzungsform für Ihren Bedarf zu finden.